Friday, November 21, 2014

ERP



Nama : Irfan Bintara
NPM   : 1.413 KB 12

KNOWLEDGE MANAGEMENT DAN PENERAPAN ERP DI PERUSAHAAN:
SEBUAH MODEL KONSEPTUAL

Tujuan dari penelitian ini adalah meneliti pengaruh dari pembelajaran organisasi dan knowledge management  dalam penerapan ERP di perusahaan .  Penelitian ini berdasarkan pada pembelajaran organisasi, knowledge management dan penerapan ERP perusahaan.  Penelitian ini tidak menguji semua faktor organisasi dan hanya berfokus pada kapasitas manajemen pengetahuan dan kemampuan penerimaan.  Keberhasilan penerapan ERP di  perusahaan merupakan keharusan.  Dalam bisnis yang global dan sangat bersaing dewasa ini, ERP adalah sebuah infrasutruktur untuk menciptakan dan menjaga bisnis untuk mengembangkan  efisiensi dan efektivitas front-office dan back-office. Penelitian ini sangat signifikan untuk menghasilkan pemikiran baru dalam mencari kunci prilaku menuju kesuksesan penerapan ERP yang didasari dari pandangan manajemen pengetahuan dan akan membantu memahami faktor kunci keberhasilan penerapan ERP diperusahaan.
1.    Pendahuluan
Dewasa ini, teknologi telah menjadi faktor yang sangat penting dalam kegiatan usaha.  Teknologi menjadi bagian yang sangat penting dalam strategi usaha.  Teknologi diharapkan menjadikan proses usaha menjadi lebih efisien dan efektif.  Salah satu teknologi tsb yaitu Enterprise Resource Planning (ERP) – Perencanaan Sumber Daya Perusahaan atau Enterprise System (Sistem Perusahaan).  ERP merupakan sekumpulan software yang telah di integrasikan menjadi satu paket untuk memproses organisasi bisnis menjadi lebih efektif dan efisien.  ERP meliputi seluruh proses dari mulai pemrosesan (manufaktur), supply chain (rantai supply), sales (penjualan), financial (keuangan), human resource (sumber daya manusia), budgeting dan aktifitas pelayanan nasabah/konsumen.
Menurut Turban et al. (2006), ERP atau system perusahaan mengawasi semua proses usaha yang penting dalam sebuah software pada waktu nyata (real time).  ERP merupakan satu paket aplikasi yang mengotomasikan operasional yang rutin seperti manajemen keuangan, manajemen pengadaan, jadwal, pengisian order, pengawasan biaya, pembayaran dan penerimaan keuangan.  ERP juga menyangkut operasi front end seperti POS, penjualan, Pelayanan.  ERP juga meningkatkan efisiensi, memperbaiki kualitas, produktivitas dan keuntungan.
Keberadaan ERP telah menjadi perkembangan yang sangat penting dan menantang dalam penggunaan IT di perusahaan.  Sebuah organisasi seperti perusahaan telahn berinvestasi banyak pada perkembangan sofwatre aplikasi untuk memenuhi perkembangan proses usaha, pengeluaran, pelayanan konsumen dan umumnya persaingan (Sedera and Gable, 2010).  Ide utama dalam pengembangan system ERP  adalah mengejar arti “ingrasi” yang sebenarnya (Mehrjerdi, 2010).
Menurut Barney and Clark (2007), dalam Resource Based Theory (RBT), bahwa sudah diketahui bahwa sumber daya dapat menjadi sumber keuntungan persaingan jika sumber daya tsb memiliki nilai karakteristik, keunikan, tidak dapat ditiru dan tidak dapat digantikan.  Walaupun secara luas orang mempercayai bahwa IT merupakan hal yang sangat mendasar dalam pertumbuhan dan pertahanan sebuah perusahaan, dunia pendidikan masih mencoba mencari mekanisme mendasar yang menghubungkan IT dengan pertumbuhan finansial.  Bukti bukti yang ada di dunia bisnis yang nyata dan penelitian kasus mengindikasikan bahwa penggunaan IT yang efektif dan efisien merupakan faktor kunci dalam membedakan sebuah perusahan lebih berhasil dari pesaingnya (Bharadwaj, 2000).  Para ahli yang berteori berdasarkan sumber daya mengatakan bahwa asset fisik, di dalam dan di luar perusahaan itu sendiri, dapat berfungsi sebagai sumber daya yang memberikan keuntungan yang bersaing hanya jika asset tsb berfungsi lebih dari asset kompetitornya. (barney, 1991).
IT juga dapat menjadi sumber keuntungan persaingan yang berkelanjutan. RBT (Resource Based Theory) dan IT dipercaya dapat memberikan peranan dalam menciptakan keuntungan persaingan yang berkelanjutan bagi perusahaan (Barney and Clark, 2007; Wade and Hulland, 2004).  Kepercayaan tsb didasarkan pada dua pernyataan teori dasar sumber daya,  pertama bahwa sumber daya dapat berbeda beda dalam sebuah perusahaan dan kedua bahwa perbedaan sumber daya ini dapat terus bertahan.  Dengan menggunakan RBT, penelitian ini akan secara terperinci menyelidiki hubungan pembelajaran organisasi dan manajemen pengetahuan dengan keberhasilan penerapan ERP.  Tabel 1.
Tujuan dari penelitian ini adalah menyelidiki pengaruh pembelajaran organisasi dan manajemen pengetahuan pada Penerapan ERP di perusahaan.  Tabel 2.
2.        Review Literatur
Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai pandangan atau teori yang biasa digunakan sebagai dasar teori bagi penelitian, yaitu Resource-Based Theory (RBT), Knowledge-Based Theory View (KBV) dan Organizational Learning (OL).  Selain pandangan atau teori yang akan dibahas, ada beberapa penelitian lainnya yang berhubungan dengan ERP dan Corporate Culture (Budaya Perusahaan) yang dipercaya juga sebagai salah satu faktor yang mempengaruhi keberhasilan penerapan perencanaan ERP.

Secara umum, arah pandangan dan teori sebagai dasar teoritis penelitian ini dapat digambarkan pada figure 1.
2.1.  ERP dan Keberhasilan Penerapan ERP
Sistem ERP dapat dipandang sebagai salah satu perkembangan innovative dalam IT di tahun 1990. Dengan perkembangan ketertarikan banyak organisasi yang berpindah dari fungsi ke proses yang didasari infrasuktrur IT, saat ini system ERP merupakan solusi IT yang tersebar luas (Al-Mashari, 2003).  Sistem perusahaan merupakan sebuah fenomena dalam pasar IT.  Potensi nya yang signifikan bagi organisasi yang menggunakan computer tidak dapat digambarkan.  Sistem ini memperlihatkan arsitektur yang hampir menyeluruh dari portofolio organisasi dalam system aplikasi proses transaksi untuk mencapai penggabungan proses usaha , system dan informasi yang sejalan dengan perubahan koresponden dalam mendukung platform computer (hardware, software, database dan telekomunikasi) (Markus and Tanis, 2000).


ERP mencakup produk pendukung operasional bisnis harian yang menyeluruh dan pengambilan keputusan.  Sistem ERP melayani daerah industri dan fungsional dalam bisnis fashion yang menyeluruh, mencoba untuk mengotomasi operasional mulai dari manajemen supply chain, pengawasan pengadaan, jadwal manufaktur, pendukung penjualan, manajemen hubungan konsumen (CRM), akutansi keuangan dan biaya, sumber daya manusia dan area fungsional lainnya dalam organisasi  (Sedera et al. 2003)
Menurut Markus and Tanis (2000) system perusahaan memiliki beberapa karakteristik yang setiap bagiannya mempunyai implikasi yang sangat penting bagi organisasi.  Integrasi, system perusahaan menjanjikan integrasi seluruh informasi yang berkelanjutan meliputi seluruh informasi keuangan perusahaan dan akutansi, informasi sumber daya manusia.  Paket, system perusahaan merupakan paket komersial, yaitu paket yang dibeli atau dilelang dari vendor vendor software daripada yang dikembangkan oleh perusahaan itu sendiri.  Latihan yang terbaik (best practices), karena dirancang untuk memenuhi kebutuhan banyak organisasi, system perusahaan dibangun untuk mendukung proses bisnis generic yang secara substansi mungkin berbeda caranya dari organisasi bisnis tertentu.
Penerapan ERP adalah proses yang sangat kompleks, berhubungan dengan kondisi yang beragam dan banyak faktor yang mempengaruhi semua aspek penerapannya.  Dalam penerapannya kondisi tersebut dapat menimbulkan hasil yang positif maupun negative.  Hasil dari beberapa penelitian faktor keberhasilan penerapan ERP akan dibahas selanjutnya.
Menurut Bhatti (2005) penerapan system ERP sangat sukar dan memerlukan biaya yang tinggi karena menuntut waktu dan sumber daya perusahaan.  Berdasarkan survey 53 organisasi di Australia, hasil penelitian nya menyarankan bahwa 65 item alat yang mengukur 7 dimensi penerapan ERP tervalidasi dengan baik.   Bhatti (2005) menyarankan beberapa faktor yang mempengaruhi keberhasilan ERP, yaitu : Manajemen Project, proses mendesain ulang, pelatihan pengguna, infrastuktur teknologi, perubahan manajemen, manajemen resiko, dukungan pemimpin manajemen, komunikasi, kerja team, keikutsertaan pengguna, penggunaan konsultan, tujuan yang jelas dan target serta keberhasilan akhir.  Hal tsb diukur oleh 2 hal yaitu hasil project dan hasil bisnis.


Dalam penelitain lainnya Nah et al. (2001) menyelidiki faktor keberhasilan dari penerapan ERP dengan cara melakukan beberapa review literature. Berdasarkan review tsb, ada beberapa faktor yang mempengaruhi keberhasilan penerapan ERP.  Faktor-faktor tersebut adalah kerjasama team, perubahan manajemen, dukungan pemimpin manajemen, rencana dan visi, manajemen dan pengembangan proses bisnis, manajemen project, pengawasan, komunikasi efektif, pengembangan software dan tes, peranan project unggulan dan bisnis yang tepat serta system IT yang legal.
Zabjek et al (2009) juga menunjukan beberapa faktor kritis dalam penerapan ERP.  Faktor-faktor tsb adalah dukungan top manajemen, tujuan dan target yang jelas, organisasi team project dan kompetensi, pelatihan dan pendidikan pengguna, rencana proses bisnis, manajemen perubahanm komunikasi, keterlibatan dan partisipasi pengguna, manajemen system hukum, layanan konsultan, manajemen project, sponsorship, system, teknologi dan penyesuaian yang minimal.  Faktor-faktor tersebut memberikan pengaruh yang positif pada keberhasilan penerapan ERP dan harus digunakan dalam project penerapan system ERP.  Hasilnya juga mendukung pentingnya persepsi top manajemen; jika Faktor-faktor tersebut mempertimbangkan manajemen proses usaha sebagai dasar perubahan usaha, maka Faktor-faktor tersebut Faktor-faktor tersebut memberikan pengaruh yang kuat dan positif dalam kesuksesan penerapan ERP.  Penelitian terakhir yang dilakukan oleh Supramaniam dan Kuppusamy (2010) menyoroti beberapa faktor seperti dukungan top manajemen, tujuan dan target yang jelas, pelatihan dan pendidikan software bagi pengguna dalam proses usaya yang baru.
2.2.   Resource-Based Theory (RBT)
RBT berasal dari pandangan resource-based (yang didasarkan pada sumber daya) pada tahun 1980an  yang timbul atas reaksi penerimaaan lingkungan dalam yang bias terhadap paradigm strategi persaingan.  RBT adalah salah satu kerangka literature strategi manajemen (Newbert, 2007).  Menurut Wernerfelt (1984),  bagi sebuah perusahaan sumber daya dan produk ada di 2 sisi koin.  Hampir semua produk membutuhkan pelayanan dari berbagai sumber daya dan hampir semua sumber daya dapat digunakan di beberapa produk.  Dengan merinci besarnya aktifitas sebuah perusahaan di pasar produk yang beragam, kita dapat menduga besarnya kebutuhan komitmen sumberdaya.  Sebaliknya dengan merinci profile sumber daya bagi sebuah perusahaan, dimungkinkan untuk mengetahui aktifitas pasar produk yang optimal.

Di tahun yang sama, Rumelt (1991) menerbitkan penelitian resource-based yang kedua dalam sebuah buku yang keluar pada saat konferensi mengenai strategic management.  Buku tersebut berisi penelitian dengan tema yang sama, tapi tidak saling berhubungan.  Dalam buku tsb Wernerfelt (1984) berfokus pada pembuktian kemungkinan teori perbedaan pelaksanaan perusahaan dapat dikembangkan sumber dayanya yang diawasi oleh perusahaan,  sedangkan Rumelt mulai menggambarkan teori strategis sebuah perusahaan yaitu sebuah teori yang menjelaskan mengapa sebuah perusahaan hadir, yang berfokus pada kemampuan sebuah perusahaan untuk menghasilkan economic rents. (freeman et al., 2001).
Barney (1986)  mengenalkan konsep pasar faktor strategis sebagai sebuah pasar yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk mengembangkan sumber daya yang mereka butuhkan supaya mereka dapat menerapkan strategi pasar produk mereka.  Penelitian ini juga sempat disebutkan oleh Wernerfelt dalam artikelnya “A Resource Based Theory of The Firm”, asal resource-based teori dapat dilihat dari penelitian tsb.   Jika dilihat kebelakang, elemen2 resourse-based teori dapat ditemukan di penelitian Coase (1937). Stigler (1961) dan Chandler (1977), yang menyebutkan pentingnya sumber daya dan penerapannya bagi performans perusahaan (Mahoney and Pandian, 1992; Rygnum and Verbeke, 2002).

2.3.        Knowledge-Based View (KBV)
Tujuan dari KBV yaitu untuk membuat sebuah perusahaan berfungsi secermat mungkin untuk mengamankan keseluruhan keberhasilan dan kesuksesan dan sebaliknya menyadari nilai yang terbaik dari asset pengetahuannya (Grant, 1996).  Dengan kata lain, pengetahuan merupakan sumber daya perusahaan yang sangat penting.  Sudah menjadi kepercayaan bahwa dikarenakan sumber daya yang berasal dari pengetahuan biasanya sangat sulit ditiru dan secara social sangatlah kompleks, maka dasar dari pengetahuan dan kemampuan yang sangat beragam diantara perusahaan menjadi faktor utama dari keuntungan persaingan yang berkelanjutan dan performa perusahaan yang superior.
Pengetahuan ini mencakup berbagai hal termasuk budaya organisasi, identitas, kebijakan, rutinitas, dokumen, system dan karyawan.  Pandangan ini berasal dari literature strategic management dan berkembang menjadi Resource-based View of the firm (RBV) yang dipromosikan oleh Penrose (1995) dan kemudian dikembangkan juga oleh lainnya (Wernerfelt, 1984; barney, 1991; Conner, 1991).  Teknologi informasi memiliki peranan yang sangat penting dalam knowledge-based view sebuah perusahaan.  Sistem informasi tsb dapat digunakan dalam mengembangkan manajemen pengetuahuan perusaan dalam skala yang besar dan antar perusahaan. (Alavi and Leidner, 2001)
2.4. Teori Pembelajaran Organisasi
Asumsi dasar kebanyakan teori pembelajaran organisasi yaitu bahwa pembelajaran dibentuk secara social, yaitu apa yang kita pelajari dan bagaimana cara kita belajar secara mendasar berhubungan dengan proses pembelajaran itu sendiri (Lane et al., 2001).  Argrys and Schon (1978) mengartikan pembelajaran organisasi sebagai sebuah proses dari pendeteksian dan pembetulan kesalahan.  Menurut pandangan mereka sebuah organisasi belajar melalui individu yang berperan sebagai agen bagi organisasinya; kegiatan pembelajaran ‘individu’ sebaliknya difasilitasi atau dibuat oleh system ekologi dari sebuah faktor yang dinamakan system pembelajaran organisasi.
Satu aspek kunci yang perlu diingat dalam pembelajaran organisasi yaitu bahwa sebuah organisasi tidak boleh melepaskan kemampuan pembelajaran mereka pada saat anggota organisasi tsb mengundurkan diri.  Konsep dari ingatan organisasi berarti bahwa pembelajaran organisasi yang efektif tidak hanya mempengaruhi anggota nya yang sekarang saja, melainkan juga anggota nya yang akan dating yang berhubungan dengan pengalaman, kepercayaan dan norma yang akan terkumpul.  pembelajaran organisasi hanya menghasilkan sebagian solusi bagi masalah (Prahalad an Hamel, 1990).  Yang sama pentingnya dengan pembelajaran organisasi yaitu dengan meninggalkan masa lalu yang membuat sebuah perusahaan tidak mengalami kemajuan secara sehat.
Huber (1991) mempertimbangkan 4 hal yang membangun pembelajaran organisasi, yaitu : akusisi pengetahuan, sistribusi informasi, interpretasi informasi dan ingatan organisasi.  Dia menjelaskan bahwa pembelajaran tidak harus dilakukan secara sadar atau disengaja.  Lebih jauh lagi, dia mengatakan bahwa pembelajara tidak harus selalu meningkatkan efektifitas orang yang belajar, atau bahkan efektifitas yang potensial.  Dia mengatakan juga bahwa pembelajaran tidak harus selalu dilihat dari hasil yang dapat diteliti.  Dilihat dari sudut pandang perilaku, Huber (1991) mencatat : seseorang belajar hanya jika melalui proses informasi saja perilaku nya berubah.

Argyris and Schon (1978) menyarankan ada alas an yang lebih mendalam dibalik penerepan system informasi, khususnya jika teknolohi digunakan untuk menangani masalah struktur yang sangat rusak yang dihadapi oleh sebuah organisasi.  MEreka menyarankan supaya system informasi dipandang sebagai bagian dari masalah yang lebih umum dari pembelajaran organisasi

2.5.Inovasi dan Budaya
Istilah inovasi diambil dari bahasa latin Innovatio, kata benda yang diambil dari kata kerja innovare.  Kata tsb mulai digunakan pada tahun 1540 yang berarti ‘to renew’ –memperbaiki atau ‘change’ berubah.   Walaupun istilah tsb sudah sangat sering digunakan, inovasi secara umum menjelaskan mengenai pencimptaan atau perbaikan sebuah produk, teknologi, atau ide.  Inovasi dapat diartikan sebagai renovasi dari inovasi yang menunjukan perubahan mendasar atau perubahan yang bertentangan.
Inovasi telah dikenal sebagai elemen kunci dari efisiensi dan persaingan pasar yang dinamis (Schumpeter 1934).  Mengikuti Schumpeter (1934), kontibutor literature mengenai inovasi biasanya membedakan antara penemuan, sebuah ide baru, ide yang telah diterapkan dengan sukses.   Secara ekonomi, perubahan tersebut harus meningkatkan nilai, nilai konsumen atau nilai produksi.  Tujuan dari inovasi ini adalah perubahan yang positif untuk membuat seseorang atau sesuatu lebih baik.
Komponen kunci dalam keberhasilan perusahaan industry adalah dengan memperluas inovasi tsb.  Inovasi berhubungan dengan kapasitas perusahaan untuk berhubungan dengan inovati; yaitu dengan cara memperkenalkan proses baru, produk baru atai ide baru dalam organisasi (Hult et al, 2004).   Situasi lingkungan dewasa ini  (ketidak jelasan, resiko tinggi dan mudah berubah) mengharuskan perusahaan mengembangkan inovasi mereka agar dapat menjaga atau mengembangkan daya saing mereka.  Kapasitas untuk berinovasi merupakan faktor yang penting yang berpengaruh pada pencapaian bisnis (hurley and Hult, 1998).  Organisasi yang berhasil mempunyai kemampuan untuk merubah inovasi menjadi budaya organisasi dan proses manajemen dalam organisasi (syret and Lammiman, 1997; O’reilly and Tushman, 2002),  budaya organisasi terletak didalam hati inovasinya.

Tylor (1871) merupakan orang pertama yang menyebutkan istilah budaya: “kompleks keseluruhan yang mencangkup ilmu pengetahuan, kepercayaan, seni, moral, adat istiadat dan kemampuan lainnya, serta kebiasaan yang dibutuhkan manusia sebagai anggota masyarakat.”.  Menurut Schein (2009) budaya organisasi  sebagai sebuah pola penciptaan asumsi dasar, yang ditemukan atau dikembangakan oleh berbagai kelompok yang digunakan untuk menghadapi masalah penyesuaian eksternal dan peningkatan internal.  Pola tsb telah bekerja dengan baik dan cukup dianggap sebagai nilai, karenanya harus diajarkan kepada anggota baru  supaya dapat memperbaiki cara pikir, penerimaan dan perasaan nya yang berhubungan dengan masalah2 tsb.

3.      Model Penelitian
Gambar ini merupakan model penelitian yang diajukan untuk mencari peranan manajemen pengetahuan dalam keberhasilan penerapan ERP.
Seperti yang terlihat di Gambar 2.model penelitian ini didasarkan pada OL dan KBV.  Kapasitan penyerapan akan beragam dalam pembelajaran organisasi; dimensinya mencakup :akusisi, asimilasi, transformasi, eksploitasi (Crossan et al. 1999; Huber 1991; alavi dan Leidner, 2001; Lane et al, 2001).  Dimensi kemampuan pengetahuan yaitu penciptaan pengetahuan, pengulangan pengetahuan, pemindahan pengetahuan, dan aplikasi pengetahuan (Gable et al. 2008).  Dimensi untuk budaya inovasi adalah : perhatian inovasi, infrastruktur inovasi, pengaruh inovasi, penerapan inovasi.  Tabel 3 (Dobni, 2006; Hult et al 2004; Hurley and Hult, 1998; Skerlavaj et al, 2010).
4.      Desain Penelitian
Kerangka pemikiran akan dikembangkan mulai dari literature dan ulasan industri yang dibangun dalam metodologi penelitian untuk meyakinkan rancangan penelitian, rencana dan eksekusi penelitian ini dapat di terapkan secara terencana dan terjadwal.  Lebih jauh lagi, metodologi penelitian ini diformulasikan supaya objektivitas penelitian ini dapat dicapai.  Secara mendasar, penelitian ilmiah dibagi menjadi 2 kategori yang diterapkan dan penelitian dasar, yang mengacu pada etika dan norma perilaku social tertentu. Penelitian ini dikategorikan sebagai penelitian penerapan, yang dirancang berdasarkan literature mendalam, konsep penelitisan empiris dan pengertian terhadap objek penelitian.  Proses dan perencanaan kerja penelitian ini dirancang secara sistematis, mulai dari literature dan review industri dan berakhir dengan merancang laporan desertasi yang menyeluruh.  Secara umum proses dan rencana kerja penelitian ini dapat digambarkan di Gambar 3. 
5.      Kesimpulan

Penelitian ini berpengaruh signifikan dalam menghasilkan pemikiran baru mengenai kunci-kunci keberhasilan penerapan perencanaan sumber daya perushaan yang didasarkan pada pandangan manajemen pengetahuan dan akan membatu memahami faktor kunci kesuksesan penerapan ERP.  Penelitian yang akan datang dapat dilakukan untuk menilai pengaruh organisasi dan pengetahuan pada keberhasilan penerapan ERP dengan mengukur dimensi yang lebih mendalam lagi.

Keberhasilan penerapan ERP merupakan keharusan.  Dalam dunia usaha yang global dewasa ini, dan persaingan usaha, ERP menjadi salah satu alat utama untuk meraih persaingan di lingkungan usaha.  ERP merupakan salah satu kerangka untuk menciptakan dan menjaga efisiensi dan efektifitas front-office dan back-office.   Pengertian yang lebih baik mengenai faktor-faktor yang menyebabkan keberhasilan penerapan ERP akan memberikan manfaat kepada para praktisi yang menerapkan system ini.  Organisasi, mulai dari yang kecil yang memanfaatkan atau merencanakan penerapan ERP akan mendapatkan keuntungan dari pengetahuan ini.

Penelitian di masa yang akan datang dapat menilai keberhasilan pengaruh pengetahuan dan organisasi dalam penerapan ERP dengan menggunakan dimensi dan alat ukur yang lebih dalam.  Keberhasilan penerapan perencanaan sumber daya perusahaan merupakan keharusan.

Ref : Journal of Computer Science 10 (3): 499-507, 2014
ISSN : 1549-3636
2014 Science Publications
doi:10.3844/jcssp.2014.499.507 Published Online 10 (3) 2014 (http://www.thescipub.com/jcs.toc)
By Sevenpri Candra (School of Business Management, Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia

No comments:

Post a Comment